🧭 陪跑總覽
這次陪跑在做什麼、分幾個階段、會留下什麼。
這次陪跑的核心
不教大家學 AI 工具，教大家訓練 AI 員工，再叫 AI 員工去用工具、把事情做好。工具一直在更新，學會帶員工，工具換了員工自己去學。
資料掌握在自己手裡
資料不散在各個 AI 工具裡。資料放在自己的 AI 辦公室，換哪一家 AI 都是來讀我們的資料做事，不用每換一個工具就重傳一次。
第一階段（這次四堂）
先把每個人自己的資料與工作流程整理好，每人跑通至少一位 AI 員工。
第二階段（跑完第一階段再評估）
團隊共用知識庫、LINE 串接、既有 Mac mini 系統盤點、社群行銷與自動化。先學會走路，再加速。
五位 AI 員工
| # | AI 員工 | 做什麼 | 類別 | 預計哪一堂 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 資料清理助理 | 把散在各處、格式不一的舊資料轉成 AI 讀得懂的檔案，並建立 AI 辦公室的資料夾與規則 | 基本款 | 第一堂 |
| 2 | 找資料助理 | 用三層整理加標籤管理法建立檢索方式，資料變多也能快速找查 | 基本款 | 第二堂 |
| 3 | 技能包助理 | 把自己的方法與判斷做成可重複使用的技能包，並管理技能包不互搶、不過時 | 基本款 | 第三堂 |
| 4 | 簡報與計畫書製作助理 | 照版型與判斷標準，把口述或素材做成簡報與計畫書初稿，人只做判斷與修訂 | 預計題目 | 第三堂（大家動手做） |
| 5 | 客服回覆助理 | 判斷客戶問題類型、產生回覆草稿，辨識需要轉交人工的問題；回覆經人工確認後才送出 | 預計題目 | 第四堂 |
📋 開課前盤點會談
開課前的現場盤點（在團隊辦公室，永力智庫陳明勇 Vincent 與江江教練到場）。整理團隊現況、需求與會談中定下的方向。
團隊現況
公司與客群
醫療器材（體外反搏 EECP）代理與服務，客戶有醫院、診所與個人。服務全部自己做；機器賣得越多，LINE 群組越多，客服工作量一直增加。未來要走國際市場（例如越南）。
分工
文書處理大部分由內勤夥伴負責（近期標案多）；對外跟客戶會談由孟小姐與業務夥伴負責。成員分散在不同地方、常出差。
目前在用的 AI
- 孟小姐：ChatGPT（使用的是別的單位共用的付費帳號，已經訓練一段時間，想轉到自己的）
- 團隊成員也在用 Claude、Microsoft Copilot（有成員用了三年，覺得它很了解自己），並有付費 Gemini
- 有成員的 ChatGPT 是與他人共用的帳號
設備
- 辦公室電腦多為 Windows，年份較舊
- 一位朋友（醫療器材軟體工程師）協助建了一台 Mac mini，以 LINE 收集資料
- 業務夥伴大量簡報存在 USB 與外接硬碟，沒有用雲端硬碟
團隊提出的需求（依會談原意整理）
| 需求 | 會談中怎麼說 | 可能對應（整理者建議） |
|---|---|---|
| 醫學文獻分類 | 研究文獻進來後分成運動類、腎臟類等，以後要用時能快速拿給需要的人 | 資料清理、找資料 |
| 報價單快速產出 | 人在外面不用回公司找會計，口述丟進去就出電子檔報價單 | 待討論 |
| 標案資料整理與驗收文件 | 丟進去幫忙整理資料，結標後依合約驗收要求準備文件，再由人修整 | 技能包、簡報與計畫書 |
| 簡報製作（含國際市場） | 給越南經銷商、給當地醫師診所的簡報；現有簡報想改版但改不動；想要的風格與內容 AI 做不出來 | 簡報與計畫書製作助理 |
| 新診所教育訓練資料包 | 每間新診所給的資料差不多（操作方式、同意書等已有 SOP），希望按個鈕就能統一發送，內容也能持續改善 | 技能包（後續） |
| LINE 群組重複問題 | 三、四百個 LINE 群組，新機器前三到半年問題大同小異，答案都一樣卻每次要翻其他群組複製貼上；不一定要自動回，能快速找到答案貼上就好 | 客服回覆助理 |
| 品牌網路能見度 | 市占率高但網路上找不到品牌；有 FB 沒有 IG，想做社群、短影音、廣告 | 第二階段 |
| 外國客戶即時翻譯回覆 | 用中文回，幫忙翻成對方的語言 | ChatGPT 語音功能已經可以做到 |
會談中定下的方向
先做基本三位，Mac mini 先不要動
先把資料清理、找資料、技能包三位跑通，再來盤點朋友建的 Mac mini 與 LINE 串接。
團隊共用知識庫放第二階段
每個人自己的資料夾都還亂的時候共用，會更亂，AI 也不知道要聽誰的。先各自整理好，第二階段再整合。
設備：建議換 MacBook Air
第一階段能裝 ChatGPT 桌面版的電腦都可以開始。之後讓 AI 自己裝工具、解問題時，Mac 環境一致比較穩。建議 MacBook Air、M2 晶片以上、512GB；Pro 又貴又重，用不到。
AI 帳號：先 ChatGPT 付費版
一般人建議從 ChatGPT 每月 20 美元方案開始，額度多、適合練習試錯。之後每人至少一個自己的帳號，不與他人共用。Claude 適合知識工作與輔助決策；Gemini 目前不建議當主力。
🔧 前置整理更正
會談後曾有一份「需求訪談紀錄與輔導建議」初稿。合約定案時調整了幾處，以右欄為準。
| 項目 | 前置整理初稿 | 定案（以此為準） |
|---|---|---|
| 五位 AI 員工 | 客服分流員、業務跟進員、產品知識員、內容企劃員、行政秘書 | 資料清理、找資料、技能包（基本款）＋簡報與計畫書製作、客服回覆（預計題目） |
| 第 4、5 位題目 | 第一堂就確定五位名稱 | 第二堂課後由團隊依實際使用狀況確定 |
| 第一堂主軸 | 建立 AI 工作環境與需求地圖 | AI 辦公室地基＋資料清理助理（交付資料夾結構與判斷規則、第 1 位員工） |
| 第二堂主軸 | 業務跟進與客戶溝通流程（會後 LINE、Email 跟進） | 找資料助理，並確定第 4、5 位題目 |
| 第三、四堂主軸 | 產品知識與客服分流／內容製作 | 第三堂技能包＋簡報與計畫書（大家動手做）；第四堂客服回覆＋總驗收與交接 |
| 日期 | 第一堂 9/14 待確認，其餘未排 | 第一堂 9/14 14:00–17:00；第二到四堂現場約 |
| LINE 自動回覆、CRM 串接 | 列為不含 | 一樣不含，放第二階段評估；客服回覆助理只出草稿，人確認後才送 |
🗓️ 四次陪跑規劃
依合約附件一。每次 3 小時，日期除第一堂外現場約定。
- 第一堂｜AI 辦公室地基＋資料清理助理 2026/9/14 14:00–17:00
交付：AI 辦公室資料夾結構與判斷規則、第 1 位資料清理助理 - 第二堂｜找資料助理，並確定第 4、5 位題目 日期現場約
交付：第 2 位找資料助理、標籤字典初版；課後由團隊確定第 4、5 位題目 - 第三堂｜技能包助理＋簡報與計畫書製作助理 日期現場約
交付：第 3 位技能包助理、第 4 位簡報與計畫書製作助理（團隊動手做，教練在旁修正） - 第四堂｜客服回覆助理＋總驗收、操作測試及交接 日期現場約
交付：補完第 4 位、第 5 位客服回覆助理、五位 AI 員工說明文件
🎯 今天第一堂｜2026/9/14（一）14:00–17:00
江江教練單方擬定的預計內容，以現場確認為準。
開始前確認（前置準備）
- 筆電帶來（新 Mac 到了嗎？還沒到就先用現有電腦）
- 電腦完成基本設定、連上網路
- ChatGPT 桌面版已安裝
- 每個人用自己的 ChatGPT 帳號登入（不用與朋友或其他單位共用的帳號，避免讀到別人的資料）
- Copilot／舊 ChatGPT「把它對我的了解整理出來」的交接提示詞（江江教練會談時說會後傳群組）：跑過了嗎？
- 帶一小批想整理的真實資料（例如一個資料夾的醫學文獻）
預計流程
- AI 員工是什麼、AI Agent 是什麼
AI 是剛畢業、什麼都懂但沒有工作經驗的學霸：不教不會，一教就會。我們負責下決策與教規則，工具交給 AI 去學。 - 基本安裝與建置
每人電腦上的 ChatGPT 桌面版與帳號確認，建立 AI 辦公室的資料夾結構。 - 寫下判斷規則
分類原則說得出來：直接告訴 AI 怎麼分、為什麼、例外怎麼處理。說不出來：讓 AI 依需求先分一版，覺得不對就跟它說，久了它就摸透你。 - 建第 1 位：資料清理助理
拿一小範圍的真實資料當場清理，轉成 AI 讀得懂的檔案。 - 收尾與下一步
約第二堂日期；合約簽訂。
今天小範圍練習題（整理者建議，現場選一個）
醫學文獻分類（孟小姐）
會談中第一個提到的需求。先挑一個資料夾，一起寫出「運動類、腎臟類…」的分類規則，讓資料清理助理照規則整理。
散落的簡報與檔案（業務夥伴）
簡報存在 USB 與外接硬碟、要靠記憶打關鍵字找。先挑一小批，整理成之後找資料助理能接手的樣子。
🗂️ 重點統整
江江教練在會談中講過的觀念，一條一條留著。可用關鍵字或類別篩選。
不要學 AI 工具，學會叫 AI 用工具
AI 工具是給 AI 用的。工具更新太快，今天能用明天可能就改了；學會培訓 AI 員工，讓員工去管系統。
AI 是很會答應的業務
AI 會盡量滿足使用者，但想滿足不等於真的做得到。要學會分辨它什麼時候在說大話、怎麼提醒它。
AI 是沒有工作經驗的學霸
名牌大學剛畢業、什麼都知道，但完全沒有工作經驗。好處是一教就會，所以要把我們的規則教給它。
分類：說得出規則就直接講
把分類原則、為什麼放這裡、例外是什麼講清楚，AI 就能照做。說不出來就讓 AI 先分一版，不對就跟它說，久了它會摸透你。
自動化會放大好事，也會放大錯誤
知識庫、規矩要先建好，確定 AI 員工理解且聽話，才讓它自動做。不然錯的內容一次發到很多地方。
資料掌握在自己手裡
資料存在各 AI 工具裡永遠是散的，換工具就要重傳。資料放自己的地方，是 AI 來查我們的文件做事。
先個人、再團隊
每個人先整理好自己的資料與流程、跑通一位 AI 員工；大家都通了，第二階段再整合團隊共用。
為什麼建議 Mac
Mac 的系統與架構統一，遇到問題 AI 可以上網找到跟你一樣狀況的人怎麼解；Windows 每台環境不同，AI 摸索很久。
買哪一台
MacBook Air、M2 晶片以上、512GB。性能不是重點，AI 多半跑雲端；要的是環境一致、能穩定裝 AI 軟體。
ChatGPT 與 Claude 怎麼分工
ChatGPT 像一般職員，額度多、適合練習；Claude 像顧問，適合知識工作與較抽象複雜的任務。老闆要輔助決策，建議兩個模型互相審。
會把話講清楚就贏一半
大語言模型比的是組織語言的能力。能清楚講出第一要做什麼、第二要做什麼，就離會用不遠。
不一定要寫 APP
很多需求不用寫 APP，直接叫 AI 把事情做好就可以。